Migración de datos: checklist para cambiar de CRM, ERP o facturación

Fase 1. Define alcance, responsables y criterio de éxito

Nombra un responsable de negocio, uno técnico y propietarios de cada conjunto de datos. El proveedor puede ejecutar transformaciones, pero ventas debe validar oportunidades, administración debe validar facturas y operaciones debe validar productos o pedidos. La calidad no puede delegarse a quien desconoce el significado de cada campo.

Decide qué se migrará, qué quedará archivado y qué se eliminará conforme a la política aplicable. Llevar todo el histórico aumenta tiempo, coste y superficie de riesgo. A veces es mejor migrar datos activos y conservar un archivo de solo lectura con acceso controlado. La decisión debe atender a obligaciones legales, necesidad operativa y minimización de datos.

Define éxito antes de extraer: porcentaje aceptable de registros, tolerancia de importes, relaciones obligatorias, adjuntos accesibles y pruebas de procesos. Cero errores puede ser irreal en datos heredados, pero cada excepción debe estar identificada, justificada y asignada. Fija también fecha de corte, periodo de doble operación y plan de vuelta.

• Patrocinador y responsable operativo nombrados.
• Propietario de cada objeto de datos identificado.
• Alcance de histórico, adjuntos y relaciones aprobado.
• Criterios de aceptación y tolerancias documentados.
• Plan de comunicación, corte y reversión acordado.

Fase 2. Inventaría fuentes, formatos y dependencias

Haz una lista de bases, hojas, aplicaciones, buzones y repositorios que alimentan el proceso. Para cada fuente registra propietario, volumen, formato, fecha mínima y máxima, calidad, datos personales, método de extracción y dependencias. No olvides tablas auxiliares, campos personalizados, etiquetas, notas, archivos y registros de consentimiento.

En un CRM, contactos, empresas, oportunidades y actividades están relacionados. En un ERP, productos, clientes, impuestos, pedidos, albaranes y facturas comparten claves. Exportar cada tabla sin conservar identificadores puede romper el contexto. Pide al sistema origen un diccionario de datos y una exportación que mantenga claves estables.

Documenta integraciones entrantes y salientes: web, banco, comercio electrónico, asesoría, firma, correo o BI. El corte no termina cuando los datos llegan; los flujos deben apuntar al sistema nuevo sin duplicar operaciones. Identifica también informes y automatizaciones que dependen de nombres de campo o estados.

Fase 3. Limpia y mapea sin destruir el original

Crea una copia de trabajo y conserva la extracción original inmutable, cifrada y con acceso limitado. La limpieza debe ser reproducible: reglas para espacios, mayúsculas, teléfonos, identificadores, valores vacíos y duplicados. Registra qué se modifica y cuántos registros afecta. No corrijas en silencio datos cuyo significado no esté claro.

El mapa de campos debe unir origen, destino, tipo, transformación, valor por defecto, obligatoriedad y responsable de validación. Presta atención a fechas, zonas horarias, decimales, moneda, codificación, listas cerradas y campos multivalor. Un campo llamado “estado” puede representar conceptos diferentes en dos sistemas.

Define reglas de deduplicación por objeto. Compartir email no siempre significa ser la misma persona; compartir nombre comercial no identifica una sociedad. Decide precedencia de fuentes, conservación de valores y tratamiento de conflictos. Para datos personales, evita ampliar finalidades por el mero hecho de migrar y limita el conjunto a lo necesario.

• No sobrescribir nunca la extracción original.
• Versionar reglas y scripts de transformación.
• Separar error técnico de decisión de negocio.
• Conservar identificadores origen para trazabilidad.
• Revisar datos personales, retención y permisos.

Fase 4. Ejecuta un ensayo representativo

Selecciona una muestra que incluya casos normales y difíciles: registros antiguos, caracteres especiales, campos vacíos, múltiples relaciones, notas largas, adjuntos grandes, abonos, impuestos y usuarios inactivos. Una muestra aleatoria puede ignorar precisamente los casos que rompen la importación.

Carga en un entorno de pruebas y genera un informe de ejecución con registros leídos, importados, rechazados y transformados. La suma debe reconciliarse con el origen. Revisa manualmente una muestra por cada tipo y comprueba que las asociaciones se navegan, no solo que las filas existen.

Pide a usuarios finales que completen procesos: buscar un cliente, abrir su histórico, crear una oportunidad, emitir un documento de prueba o consultar existencias. Registra defectos, responsable y reensayo. No conviertas una corrección manual de la muestra en un sustituto de corregir la regla que procesará el total.

Fase 5. Protege los datos durante el traslado

La migración crea copias temporales y accesos extraordinarios. Define dónde se almacenarán, cómo se cifran, quién puede descargarlas y cuándo se borran. Evita enviar archivos sensibles por canales improvisados. Usa cuentas nominativas, mínimo privilegio, autenticación multifactor y registro de acciones cuando sea posible.

Si un proveedor trata datos personales por cuenta de la empresa, revisa el contrato de encargo, subencargados, ubicación y medidas. La empresa sigue siendo responsable de evaluar garantías. El plan debe incluir respuesta ante pérdida, acceso indebido o envío al destinatario equivocado, además de contactos y preservación de evidencias.

Limita los datos de prueba. Cuando el comportamiento pueda validarse con información ficticia o anonimizada, no uses datos personales reales. Si son imprescindibles para comprobar calidad, restringe el entorno y elimina copias al completar la aceptación.

Fase 6. Organiza el corte y una vuelta posible

El plan de corte debe secuenciar aviso, congelación, extracción final, copia, transformación, carga, reconciliación, integraciones y decisión de continuar. Asigna responsables y un canal de incidencias. Evita cierres, campañas o ausencias clave.

Define el punto de no retorno y los criterios para volver. La reversión puede significar reactivar el sistema anterior y capturar allí las operaciones realizadas durante la prueba. Conserva acceso y copias hasta superar la estabilización. Una copia sin prueba de restauración no es un plan de vuelta.

Comunica a usuarios qué no podrán hacer, dónde registrar operaciones urgentes y cuándo recibirán acceso. Al abrir, fuerza el cambio de credenciales si procede, revisa perfiles y evita cuentas compartidas. Mantén soporte reforzado durante los primeros ciclos reales.

• Extracción final y copia verificadas.
• Recuentos y totales dentro de tolerancia.
• Integraciones activas sin duplicados.
• Usuarios y permisos validados.
• Criterio de seguir o revertir firmado.

Fase 7. Reconciliación, estabilización y cierre

Durante los primeros días compara recuentos por objeto, importes por periodo, saldos, estados y muestras de adjuntos. Revisa informes críticos contra una referencia del sistema anterior. Los totales globales pueden coincidir mientras faltan relaciones individuales, por lo que combina controles automáticos y revisión de casos.

Mantén un registro de excepciones con impacto, solución y aceptación. Cuando el sistema sea estable, archiva documentación de alcance, mapas, reglas, informes, pruebas y aprobaciones. Revoca accesos temporales y elimina copias intermedias según lo acordado. Decide cuándo cerrar o pasar a solo lectura el origen, respetando conservación y obligaciones aplicables.

El servicio de selección de soluciones de Nuevo Kit Digital puede ayudarte a pedir un plan de migración comparable. La migración no debe depender de que exista una ayuda: a 10 de agosto de 2026 las cinco convocatorias de Kit Digital constaban finalizadas. Para acuerdos ya concedidos, valida por separado alcance y evidencias exigibles.

Preguntas frecuentes

Siguientes pasos y recursos relacionados

Antes de contratar, presentar documentación o cambiar un sistema, confirma qué decisión necesitas tomar y qué evidencia debe quedar bajo control de la empresa.

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