El agente digitalizador presenta la justificación en nombre de la empresa, pero la persona o entidad beneficiaria conserva la responsabilidad última. Revisa el alcance, valida solo lo entregado y guarda evidencias propias durante todo el servicio.
Esta guía se ha contrastado con Bases reguladoras del Programa Kit Digital , Guía del proceso de justificación , Qué es la justificación de acuerdos y Comprobación material de la justificación .
- 01Empresa
Comprueba la implantación, paga costes no subvencionados y conserva accesos, factura y comunicaciones.
- 02Agente
Implanta, documenta y presenta la cuenta justificativa con las evidencias exigidas por categoría.
- 03Entidad colaboradora
Revisa la documentación y puede pedir aclaraciones o comprobaciones adicionales.
- 04Red.es
Resuelve y efectúa el pago asociado cuando la fase resulta correctamente justificada y comprobada.
Cómo funciona la justificación del Kit Digital
La actividad se ejecuta y justifica por cada acuerdo, no por el bono como un bloque. Las bases distinguen una primera fase de implantación y otra de prestación continuada. El agente presenta la justificación en nombre de la empresa, pero el beneficiario mantiene la responsabilidad última.
En la primera fase deben instalarse y desarrollarse, cuando corresponda, las funcionalidades acordadas. También se emite la factura y se abonan la parte no subvencionada, los impuestos y cualquier exceso sobre la cuantía cubierta. La segunda fase comprende el servicio durante el periodo previsto, con evidencias de que la solución permanece activa y cumple el alcance.
Las guías específicas varían según categoría y convocatoria. Por eso una lista genérica de capturas no basta. El sitio web, el CRM, la factura electrónica o la ciberseguridad tienen funcionalidades y pruebas distintas. Usa la guía oficial correspondiente al acuerdo y su versión vigente.
Qué revisar en cada momento
Esta tabla es un control operativo, no un listado cerrado de documentos. La guía de la categoría y cualquier requerimiento individual prevalecen.
| Momento | Agente digitalizador | Empresa beneficiaria | Evidencia útil |
|---|---|---|---|
| Antes de implantar | Confirma alcance y accesos necesarios | Valida objetivo, responsables y datos | Contrato, acuerdo, inventario inicial y calendario |
| Primera fase | Instala, configura, factura y documenta | Prueba funcionalidades y paga lo no cubierto | Entregables, factura, pago, capturas fechadas y credenciales |
| Segunda fase | Mantiene el servicio y reúne pruebas periódicas | Usa, supervisa y comunica incidencias | Informes, actividad, tickets, copias y cambios |
| Presentación | Cumplimenta y firma la cuenta justificativa | Revisa las declaraciones o conformidades solicitadas | Copia presentada, anexos, fecha y estado |
| Comprobación | Responde a aclaraciones | Facilita acceso y conserva documentación | Requerimientos, respuestas y resultado de comprobación |
Primera fase: demostrar una implantación funcional
La primera fase no debería reducirse a una captura de portada. Compara las funcionalidades del acuerdo con lo que puede hacer una persona usuaria autorizada. Comprueba acceso, roles, configuración, datos cargados, funcionamiento móvil cuando aplique y cualquier integración incluida. Si la solución sustituye otra existente, revisa que la mejora funcional prometida sea identificable.
La factura debe corresponder al acuerdo y reflejar la información exigida por las bases. La empresa debe conservarla junto con la prueba de pago de impuestos, excesos o costes no subvencionados. Consulta la guía específica para saber qué documentos económicos y técnicos se incorporan a la cuenta justificativa; no deduzcas que una transferencia sin concepto o una factura incompleta será suficiente.
Antes de aceptar, crea un acta sencilla: fecha, funcionalidades probadas, incidencias, accesos y archivos entregados. Su valor es fijar el estado real y no depender de conversaciones dispersas.
- El alcance del acuerdo se corresponde con la solución visible.
- La empresa dispone de accesos propios y recuperables.
- Se han probado las funciones esenciales con datos controlados.
- La factura identifica acuerdo, solución, periodo y financiación.
- El pago de impuestos y costes no cubiertos puede acreditarse.
- Las incidencias pendientes constan por escrito con responsable y fecha.
Segunda fase: probar continuidad, soporte y uso
La segunda fase se extiende durante doce meses desde la fecha de emisión de la factura de la primera fase, según las bases generales. Durante ese periodo, la solución debe permanecer operativa en los términos aplicables. El tipo de evidencia cambia: actividad del servicio, soporte, informes, registros, publicaciones, copias, usuarios o medidas de seguridad, según la categoría.
La empresa debe evitar dos extremos: fabricar actividad solo para la justificación o dejar toda la evidencia en cuentas del proveedor. Define un archivo mensual o periódico proporcional. Guarda informes descargables, tickets resueltos, decisiones de configuración y prueba de continuidad. Cuando existan datos personales, limita copias y protege los archivos; justificar no autoriza a difundir datos innecesarios.
Si el servicio falla, comunica la incidencia con fecha, impacto y resultado esperado. Una conversación telefónica puede ayudar a resolver, pero no deja un rastro suficiente para reconstruir el periodo. Registra también la solución y las pruebas posteriores. Esa disciplina facilita tanto la justificación como una eventual reclamación contractual.
Quién hace qué y dónde suele aparecer el riesgo
El agente prepara y presenta la justificación, pero no puede sustituir el conocimiento de la empresa sobre lo que recibió. El beneficiario debe prestar colaboración, facilitar las comprobaciones y conservar documentación. La entidad colaboradora revisa y puede requerir aclaraciones; Red.es mantiene las competencias del procedimiento y del pago.
El riesgo aparece cuando la empresa firma una conformidad sin acceso a la solución o cuando el agente documenta algo que el equipo no reconoce. Pide una copia de la cuenta justificativa y de sus anexos cuando esté disponible para la empresa. Si hay una discrepancia material, no la resuelvas marcando una casilla incorrecta: documenta el problema y utiliza el canal procedente.
- El agente no cobra el bono por adelantado como ingreso libre: el pago depende de la justificación y comprobación de cada fase.
- La validación administrativa del acuerdo no certifica que el proveedor vaya a ejecutar con calidad.
- La conformidad de la empresa no debe encubrir entregables ausentes o inaccesibles.
- Un requerimiento de justificación debe contestarse conforme a su texto, plazo y canal.
El archivo mínimo que debería conservar la empresa
Organiza una carpeta por acuerdo, con subcarpetas de contrato, acuerdo, implantación, factura y pagos, segunda fase, comunicaciones y justificación. Incluye versiones fechadas. Si una web o una configuración cambia, una evidencia contemporánea es más útil que intentar reconstruirla meses después.
Conserva también la propiedad práctica: dominio, cuentas administradoras, exportaciones, manuales, inventario de licencias y procedimiento de recuperación. Estos elementos pueden no ser todos documentos justificativos obligatorios, pero permiten verificar que la transformación digital pertenece a la empresa y no desaparece al terminar el servicio.
Qué hacer si llega un requerimiento o la evidencia no coincide
Primero identifica fase, acuerdo y punto solicitado. Después compara lo presentado con la realidad técnica y económica. No generes retrospectivamente una prueba que pretenda aparentar una actividad inexistente. Aporta documentos auténticos, explica incidencias y corrige lo que sea subsanable dentro del cauce indicado.
Si el desacuerdo es con el agente, separa el expediente administrativo del contrato privado. La guía oficial de formalización señala que los conflictos entre las partes se resuelven conforme al contrato. Cuando haya riesgo de reintegro, perjuicio económico, tratamiento irregular de datos o un plazo próximo, busca asesoramiento jurídico, fiscal o de protección de datos según corresponda.
Las convocatorias están finalizadas a 10 de agosto de 2026, pero los acuerdos anteriores mantienen sus obligaciones. La modificación de 2026 no elimina la justificación de cada fase.
Preguntas frecuentes
¿Quién presenta la justificación del Kit Digital?
El agente digitalizador adherido la presenta en nombre del beneficiario. Sin embargo, las bases establecen que la responsabilidad última corresponde a la persona o entidad beneficiaria, que debe colaborar y comprobar lo recibido.
¿Cuántas fases tiene la justificación?
La prestación se organiza en una primera fase de implantación y una segunda fase de servicio continuado. Cada categoría y convocatoria puede exigir evidencias específicas, por lo que debe consultarse su guía oficial.
¿La empresa debe guardar las capturas?
Debe conservar evidencia suficiente y auténtica, pero no existe una única lista universal de capturas. Guarda entregables, accesos, factura, pagos, comunicaciones y las pruebas específicas que exija la guía de la categoría.
¿Puedo aceptar si quedan incidencias pendientes?
No aceptes como plenamente ejecutado algo material que no lo está. Documenta la incidencia, su impacto y el compromiso de resolución, y pide orientación si la plataforma solicita una declaración que no coincide con la realidad.
¿Qué pasa si la justificación no se acepta?
Puede haber requerimientos, ajustes o consecuencias sobre el derecho de cobro y la ayuda, según el caso. Revisa la comunicación concreta y actúa dentro del plazo; una guía general no puede anticipar la resolución.
Siguientes pasos y recursos relacionados
Antes de contratar, presentar documentación o cambiar un sistema, confirma qué decisión necesitas tomar y qué evidencia debe quedar bajo control de la empresa.
Guía informativa revisada el 10 de agosto de 2026. Las evidencias y plazos dependen de la convocatoria, categoría, acuerdo y comunicación aplicables. No sustituye las guías oficiales ni el asesoramiento jurídico, fiscal o técnico individual.